في حالة تنفيذ برنامج أو حدث من شأنه مقاطعة العمليات اليومية ، قد يتعين على المنظمة في كثير من الحالات اعتماد ممارسات إدارة التغيير لضمان التنفيذ الناجح لتغيير معين.
إلى جانب السيطرة على المقاومة الطبيعية للتغيير التي يمكن أن تبطئ وتأثر بشكل سلبي أو حتى تسبب فشل تغيير مهم في مشروع معين؛ يمكن تطبيق ممارسات ادارة التغيير لإعداد وتجهيز ودعم الأفراد في وقت واحد من أجل دفع النجاح التنظيمي و تحقيق النتائج المطلوبة.
على الرغم من أن كل تغيير يمكن أن يكون فريدًا بطريقته الخاصة ، فقد تبين من خلال عقود من البحث والدراسات أن هناك إجراءات يمكن أن تتخذها المنظمة للتأثير على الانتقال المناسب خلال رحلة التغييرات.
يتضمن تبني إدارة التغيير اتباع نهج منظم من شأنه أن يدعم الأفراد داخل المنظمة لاحتضان التغيير والانتقال من حالاتهم الحالية إلى أوضاعهم المستقبلية (المستهدفة).
هناك ثلاثة مستويات لإدارة التغيير
إدارة التغيير الفردية
الأفراد هم الجوهر المطلق للمؤسسة ، وعلى الرغم من أن مقاومة التغيير هي رد الفعل النفسي والفسيولوجي الطبيعي للبشر ، فإن وضع نظام التغيير سيدعم قلب المنظمة خلال أوقات التغيير هذه والتي يمكن أن تجعلها قادرة على التكيف و النجاح.
تتطلب إدارة التغيير الفردي فهم كيفية تجربة الناس للتغيير وما يحتاجون إليه للتغيير بنجاح. كما يتطلب أيضًا معرفة ما الذي يساعد الأشخاص على إجراء تحول ناجح: ما هي الرسائل التي يحتاج الأشخاص إلى سماعها ، ومتى ومن من ، ومتى يكون الوقت الأمثل لتعليم شخص ما مهارة جديدة ، وكيفية تدريب الأشخاص على إظهار سلوكيات جديدة. تعتمد إدارة التغيير الفردي على تخصصات مثل علم النفس لتطبيق إطار أعمال قابلة للتنفيذ على التغيير الفردي.
إدارة التغيير التنظيمي / المبادرة
بينما يحدث التغيير على المستوى الفردي ، غالبًا ما يكون من المستحيل على فريق المشروع إدارة التغيير على أساس كل شخص على حدة. تزودنا إدارة التغيير التنظيمي أو المبادرة بالخطوات والإجراءات التي يجب اتخاذها على مستوى المشروع لدعم مئات أو آلاف الأفراد الذين يشاركون في المشروع.
يتضمن التغيير التنظيمي أولاً تفحص وتحديد المجموعات والأشخاص الذين يحتاجون إلى التغيير نتيجةً للمشروع أو المبادرة، والطرق التي تمكنهم من تحقيق التغيير المطلوب. تتضمن إدارة التغيير التنظيمي إنشاء خطة مخصصة للتأكد من حصول الموظفين على الوعي والقيادة والتدريب الذي يحتاجون إليه من أجل التغيير الناجح
المرحلة الأولى – الاستعداد للتغيير
حدد استراتيجية إدارة التغيير الخاصة بك
- تجهيز فريق CM الخاص بك
- تطوير وضع الرعاية الخاص بك
المرحلة الثانية – إدارة التغيير
- تطوير خطط CM
- اتخاذ الإجراءات وتنفيذ الخطط
المرحلة الثالثة – تعزيز التغيير
- جمع وتحليل الملاحظات
- تشخيص الثغرات وإدارة المقاومة
- تنفيذ الإجراءات التصحيحية والاحتفال بالنجاحات
تعد إدارة التغيير التنظيمي مكملاً لإدارة مشروعك. تضمن إدارة المشروع تصميم حل مشروعك وتطويره وتسليمه ، بينما تضمن إدارة التغيير تبني حل مشروعك واعتماده واستخدامه بشكل فعال.
القدرة على إدارة التغيير المؤسسي
تعد إدارة التغيير المؤسسي مهارة أساسية تنظيمية توفر تمايزًا تنافسيًا والقدرة على التكيف بشكل فعال مع العالم المتغير باستمرار. تعني القدرة على إدارة التغيير في المؤسسة أن إدارة التغيير الفعال قد تم دمجها في أدوار مؤسستك وهياكلها وعملياتها ومشاريعها وكفاءاتها القيادية. يتم تطبيق عمليات التغيير المستمر بشكل ثابت وفعال على المبادرات ، ويتمتع القادة بالمهارات اللازمة لتوجيه فرقهم من خلال التغيير ، ويعرف الموظفون ما يطلبونه لتحقيق النجاح.
النتيجة النهائية لقدرة إدارة التغيير المؤسسي هي أن الأفراد يتبنون التغيير بسرعة وفعالية أكبر ، والمنظمات قادرة على الاستجابة بسرعة للتغيرات في السوق ، واحتضان المبادرات الاستراتيجية ، واعتماد التكنولوجيا الجديدة بسرعة أكبر وبتأثير إنتاجي أقل. ومع ذلك ، لا تحدث هذه القدرة عن طريق الصدفة ، وتتطلب نهجًا استراتيجيًا لتضمين إدارة التغيير عبر المؤسسة.
بالاتفاق مع ما ورد أعلاه ، قام أنجيلو ماكنيف (مستشار وطبيب نفس الأعمال والميسر والمؤسس المشارك لشركة STEPSTONE Consulting) بإدراج 5 أسباب تجعل CM مهمًا للغاية.
وفقًا لماكنيف ، تطور CM منظمة رشيقة يمكنها مواجهة طلب سريع ومعقد.
يقول: “ربما تقدم التكنولوجيا لتمكين العمل المرن ، أو إعادة هندسة العمليات التجارية ، أو تغيير تجربة العميل. من المحتمل أن تواجه مؤسستك ضغوطًا للتغيير على جبهات متعددة في نفس الوقت “.
يؤدي هذا تلقائيًا إلى زيادة احتمالية نجاح المشروع. في الواقع ، يضيف ماكنيف: “تشير مجموعة متزايدة من الأدلة إلى أن تغيير الإدارة يزيد بشكل كبير من احتمالية أن يحقق مشروعك النتائج التي كان ينوي تحقيقها. أيضًا ، هناك عوامل متسقة تلعب دورًا مهمًا مثل جودة الرعاية ، وتخصيص موارد لإدارة التغيير ، ودمج إدارة التغيير مع إدارة المشروع. إن تطوير معرفتك ومهاراتك في إدارة التغيير يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا “.
تقلل إدارة التغيير الفعال من انخفاض الإنتاجية أثناء عملية التغيير وتزيد بشكل كبير من مستويات التبني ، مما يعزز العائد على الاستثمار وتقديم الفوائد.
يعتقد Angelo McNeive أيضًا أن ادارة التغيير تزيد من تأثير إدارة المشروع وهو استثمار في بعض المؤسسات. وهو يعتقد أن تعزيز أدوات إدارة المشروع باستخدام ادارة التغيير يجعل كلاهما من التخصصات التكميلية التي بمجرد تكاملها جيدًا ستزيد بالتأكيد من فرص النجاح.
ويضيف أخيرًا أن إدارة التغيير يمكن أن تغير تكاليف المشروع ومخاطره بشكل كبير نظرًا لأنها مجموعة إضافية من العيون لمحاربة المقاومة ، والمراحل الفائتة ، وأي خطر من الفشل في التسليم.
ويضيف: “بالنسبة لمؤسستك ، يمكن أن تكون الآثار المتتالية للتغييرات التي تتم إدارتها بشكل سيئ أكثر أهمية. يمكن أن تكون بعض الآثار السلبية أكثر إلحاحًا مثل تكاليف الفرصة البديلة ، وانخفاض الروح المعنوية ، وزيادة التغيب عن العمل ، والخسائر المؤسفة للموظفين “.
يمكن أن يستغرق تنفيذ إدارة التغيير ما يصل إلى 8 خطوات.
- تحديد ما سيتم تحسينه: نظرًا لأن معظم التغييرات تحدث لتحسين عملية أو منتج أو نتيجة ، فمن الأهمية بمكان تحديد التركيز وتوضيح الأهداف. يتضمن هذا أيضًا تحديد الموارد والأفراد الذين سيسهلون العملية.
- قدم حالة عمل قوية إلى أصحاب المصلحة: هناك عدة طبقات من أصحاب المصلحة. جميعها لها توقعات وتجارب مختلفة ويجب أن يكون هناك مستوى عالٍ من “التبني” من جميع أصحاب المصلحة. عملية إعداد المكونات المختلفة ؛ يختلف مع كل إطار عمل للتغيير ، ولكن جميعها توفر خططًا تتطلب الوقت والصبر والتواصل.
- خطة التغيير: هذه هي “خارطة الطريق” التي تحدد البداية ، والطريق الذي يجب اتخاذه ، والوجهة. يجب دمج الموارد والاستفادة منها في الخطة ، وكذلك النطاق والتكاليف. إن أحد العناصر الحاسمة في التخطيط هو توفير عملية متعددة الخطوات بدلاً من التغييرات “الشاملة” المفاجئة وغير المخطط لها.
- توفير الموارد واستخدام البيانات للتقييم: كجزء من عملية التخطيط ، يعد تحديد الموارد والتمويل عنصرين حاسمين. يمكن أن تشمل هذه البنية التحتية والمعدات وأنظمة البرمجيات. ضع في اعتبارك أيضًا الأدوات اللازمة لإعادة التعليم وإعادة التدريب وإعادة التفكير في الأولويات والممارسات.
- التواصل: هذا هو “الخيط الذهبي” الذي يمر عبر الممارسة الكاملة لإدارة التغيير. يعتمد تحديد خطة إدارة تغيير جيدة وتخطيطها وإعدادها وتنفيذها على التواصل الجيد. هناك حقائق نفسية واجتماعية متأصلة في ثقافات المجموعة. لقد أنشأ المشاركون بالفعل مجموعات من المهارات والمعرفة والخبرات. لكن لديهم أيضًا أوامر تحديد ، وإقليم ، وعادات خاصة بالشركات يجب معالجتها. يعد توفير خطوط اتصال واضحة ومفتوحة طوال العملية عنصرًا حاسمًا في جميع أساليب التغيير.
- مراقبة وإدارة مخاطر المقاومة والتبعيات والميزانيات: المقاومة جزء طبيعي جدًا من إدارة التغيير ، لكنها يمكن أن تهدد نجاح المشروع. تحدث معظم المقاومة بسبب الخوف من المجهول. يحدث ذلك أيضًا بسبب وجود قدر معقول من المخاطر المرتبطة بالتغيير – مخاطر التأثير على التبعيات ، ومخاطر العائد على الاستثمار ، والمخاطر المرتبطة بتخصيص الميزانية لشيء جديد. إن توقع المقاومة والاستعداد لها من خلال تسليح القيادة بأدوات لإدارتها سيساعد في دورة حياة تغيير سلسة.
- احتفل بالنجاح: الاعتراف بالإنجازات البارزة هو جزء أساسي من أي مشروع. عند إدارة تغيير خلال دورة حياته ، من المهم التعرف على نجاح الفرق والأفراد المعنيين. سيساعد هذا في اعتماد كل من عملية إدارة التغيير وكذلك اعتماد التغيير نفسه.
- المراجعة والمراجعة والتحسين المستمر: بقدر ما يكون التغيير صعبًا وحتى مؤلمًا ، فهو أيضًا عملية مستمرة. يتم تعديل استراتيجيات إدارة التغيير بشكل عام خلال المشروع. مثل الاتصال ، يجب أن يتم نسج هذا من خلال جميع الخطوات لتحديد وإزالة حواجز الطرق. ومثل الحاجة إلى الموارد والبيانات ، فإن هذه العملية جيدة فقط مثل الالتزام بالقياس والتحليل.
